Автоматическая рассылка писем в outlook

Автоматическая рассылка писем в outlook

Большинство рядовых пользователей работает с электронной почтой непосредственно на сайте. Предоставляемого им функционала вполне достаточно для создания и получения писем. Но что делать, если необходимо одно и то же письмо отправить большому числу людей, требуется отослать определенное послание в конкретное время, продолжать отправлять письма без участия человека, пока тот нежится на пляже в отпуске? В таких случаях на помощь приходят всевозможные программы и сервисы автоматической рассылки. Они различаются по функционалу, платности/бесплатности, особенностям работы и многим другим факторам, но то, что их объединяет, – для работы им не нужно постоянное присутствие человека. Рассылка писем может осуществляться круглые сутки с различным настраиваемым интервалом.

Зачем нужны рассылки?

Мнение, что основным и наиболее результативным маркетинговым инструментом является сайт, далеко от истины. Большая часть покупателей товара или услуги при однократном визите на веб-страницу еще не готова принять решение о совершении покупки. Причины могут быть различными, и не на последнем месте стоит банальная забывчивость. Клиенты просто не помнят, что видели что-то, что привлекло их внимание. Некоторым потенциальным покупателям приходится неоднократно напоминать о себе, пока они, наконец, не совершат покупку. И автоматическое письмо, направляемое по электронной почте, служит таким напоминанием.

Возможности почтовых клиентов и сервисов

Существует множество программ и сервисов автоматической рассылки корреспонденции, как платных, так и бесплатных. Их функционал не ограничивается только отправкой писем без участия человека, его возможности гораздо шире:

  1. Перед массовой рассылкой эффективность писем можно протестировать на выбранной группе пользователей, изучив статистику отправки и доставки этих писем, активность клиентов после их получения.
  2. Сервисы позволяют регулярно актуализировать список подписчиков, обрабатывая сервисные сообщения об ошибках доставки. Таким образом, ресурсы системы не тратятся на бесполезные действия по рассылке на несуществующие более адреса.
  3. Статистические данные по переходам по ссылкам в письмах помогут оценить эффективность рекламной кампании.
  4. Встроенная технология определения месторасположения подписчиков позволит подбирать письма для рассылки, исходя из географии.
  5. База для осуществления рассылки писем может быть пополнена различными автоматическими способами, к примеру, сканированием сайтов в сети.

Настраиваются также автоматические ответы на письма. Это окажется полезным, например, при отъезде. Написавшему можно сообщить, что письмо получено, но ответ на него будет по возвращении через какое-то время. Если произошла смена адреса электронной почты, то получить отправляемые на старый адрес почту очень легко – достаточно настроить пересылку. Но как сообщать всем пишущим, что старый адрес более неактуален, и в следующий раз лучше писать сразу на другой? И в этом поможет автоматическое письмо.

Такие программы обычно имеют шаблоны типичных писем, которые легко можно модифицировать под себя. Благодаря всему этому автоматическая рассылка позволяет продвигать товары и услуги с минимальными затратами времени и средств на рекламу, обработку и анализ корреспонденции.

Что рассылать?

Наибольшей популярностью пользуются письма-приветствия (например, после регистрации на ресурсе) и благодарности (к примеру, за совершенный заказ или долговременное сотрудничество с компанией).

Приветствия являются наиболее читаемыми письмами. Люди привыкли видеть их, большинство их открывает в поисках какой-то полезной или интересной информации.

В письмах-благодарностях могут содержаться данные о заказе, способе доставки, различных акциях и скидках постоянным клиентом. Все это привлекает людей, и такие письма тоже, как правило, читаются или хотя бы вскользь проглядываются.

Автоматическое письмо может предлагать товары, сопутствующие тем, которые человек приобрел, или которыми интересовался. Письма позволят поздравить, к примеру, с днем рождения, сделав индивидуальное выгодное предложение.

Для работы со сложными проблемами клиентов, конечно же, уже понадобятся специалисты. Но более простые вопросы благодаря автоматическим письмам могут решаться в круглосуточном и ежедневном режиме тогда, когда они нужны пользователям.

Среди всего разнообразия программ и сервисов хорошо известна программа Outlook от Microsoft, поэтому способы создания рассылок, автоматических ответов и переправления определенных писем на другие адреса будут рассмотрены именно на ее примере.

Рассылка

Чтобы отправить письмо большой группе людей, нет необходимости каждый раз добавлять их в список адресатов вручную. Для этого можно создать список рассылки. На вкладке «главная» в программе необходимо выбрать пункт «создать группу контактов», затем указать имя для этой группы и добавить в нее участников. Список участников и название группы при необходимости редактируются или удаляются полностью. Один и тот же контакт может входить в сколь угодно большое число групп пользователей, которым будет выполняться автоматическая рассылка писем. Это позволяет экономить немало времени.

Автоматическое письмо: как сделать

Иногда бывает необходимость отправить автоматическое письмо в строго определенное время, причем в отсутствие самого отправителя у компьютера. Автоматическая отправка писем Outlook позволяет сделать и это. Следует написать обычное письмо, при необходимости вложить в него нужные файлы, указать адресата (адресатов) или список рассылки, а затем перейти к разделу меню «параметры». Далее в этом разделе выбирается пункт «задержка доставки», а затем — «не доставлять до». Потом настраиваются все необходимые параметры, в том числе дата и время отправки письма, наличие или отсутствие уведомлений о доставке и прочтении и т. д.

После указания всех нужных данных следует отправить письмо. Оно сохранится в папке отправленных писем, но реально уйдет получателю только в указанный день и час. Важно, чтобы в это время компьютер был включен, программа была на нем запущена, а также присутствовало интернет-соединение. Если же эти условия не были созданы в нужный момент, то автоматическая отправка писем произойдет в тот момент, когда они, наконец, будут выполнены. Это не очень удобно, однако тут ничего нельзя поделать.

Читайте также:  Xiaomi пылесос робот вакуум

Автоматическая пересылка писем Outlook

Переправляться от первого адресата к другим письма могут двумя способами – пересылкой и перенаправлением. Пересланные письма отличаются наличием в теме аббревиатуры FW, а получатель видит, с какого адреса письмо было отправлено изначально, а с какого потом переслано ему. Перенаправление для получателя никак не заметно, он видит письмо как отправленное первым отправителем.

Управление пересылкой

Можно настроить либо переправку абсолютно всех писем, либо создать правила, регламентирующие, что и когда должно пересылаться. При этом перенаправленные письма сохраняются в папке «Входящие». Программа анализирует присланное письмо, и если оно соответствует условиям, указанным в правилах, то выполняет заданное этим правилом действие. Это может быть не только автоматическая пересылка писем или ответ на них, но и перекладывание его в определенную папку, т. е. сортировка, удаление и т. д.

Чтобы создать правила обработки входящей корреспонденции, необходимо выбрать пункт «правила» на главной вкладке программы. Далее в меню «управление правилами и оповещениями» уже непосредственно настраиваются алгоритмы обработки получаемых писем.

Запрет пересылки

Некоторые письма не могут быть пересланы – это происходит, когда отправитель установил на посылаемую им корреспонденцию защиту, не позволяющую получателю делиться этой информацией с кем-либо еще. Такое ограничение снимается только отправителем, получатель не сможет этого сделать никаким способом.

Также в компаниях системный администратор может устанавливать собственные правила, ограничивающие или запрещающие полностью пересылку писем за пределы сети предприятия, а иногда и внутри нее. Это делается для защиты корпоративной информации.

Автоответы

При отсутствии адресата на месте из-за командировки, отпуска, болезни или по каким-то иным причинам могут быть настроены автоматические ответы на письма. Если почта располагается на корпоративном почтовом сервисе, то также можно создать различные ответы на письма, приходящие от прочих сотрудников компании, и на получаемые извне.

Для включения этой функции в меню программы в разделе «файл» выбирается пункт «автоответы», где необходимо выбрать «отправлять автоответы». В этом разделе пишется сам текст писем, а также указывается период, в течение которого эти ответы будут отправляться. Если до окончания этого периода пользователь появится в сети, то ему будет предложено отключить функцию.

На период действия автоответов можно задать правила обработки почты, к примеру, на пересылку их другим сотрудникам компании, которые могут решать возникшие вопросы, и т. д.

В программе доступна подробная справка, а также всплывающие подсказки, помогающие избежать распространенных ошибок при работе с ней.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.

Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.

Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.

Это правило определенного называется клиентские правила. Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.

Создание правила

В представлении почта на вкладке Главная в группе переместить щелкните правила > Управление правилами и оповещениями.

Откроется диалоговое окно правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.

В Мастере правил в разделе Начать с пустого правила щелкните Применение правила к отправленным мной сообщениям.

Нажмите кнопку Далее, а затем еще раз нажмите кнопку Далее.

Появится сообщение с подтверждением уведомлением о том, что это правило применяется ко всем сообщениям, которые вы отправляете. Нажмите кнопку Да.

В разделе Шаг 1: выберите действия, установите флажок Отправить копию людей или общедоступной группы.

В разделе Шаг 2: измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение), нажмите кнопку людей или общедоступной группы.

В диалоговом окне Правила адрес щелкните имя или группу и нажмите кнопку для. Повторите это действие, пока все имена или групп, которые вы хотите добавить включаются в поле Кому.

Нажмите кнопку ОК.

В Мастере правил нажмите кнопку Далее, а затем еще раз нажмите кнопку Далее.

Читайте также:  Keep dense rank first order by

На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.

В Шаг 2: Настройка параметров правила, установите флажок Включить правило.

Нажмите кнопку Готово.

Вы увидите сообщение о том, что правило будет выполняться только при проверке электронной почты в Outlook. Нажмите кнопку ОК.

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями.

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений").

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения, можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями.

На вкладке Правила для электронной почты щелкните правило, созданное ранее и нажмите кнопку Изменить правило.

Нажмите кнопку Изменить параметры правила.

В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.

На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.

В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Добавить новую категорию в поле имя введите Нет автоматического копия.

Вы также можете назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. Для этого выберите нужное значение в списке Сочетание клавиш.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Цветовые категории.

Нажмите кнопку Готово.

Вы увидите сообщение о том, что правило правила клиента. Нажмите кнопку ОК.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

При создании нового сообщения или ответе или пересылке сообщения, на вкладке Параметры нажмите кнопку Дополнительные параметры.

В диалоговом окне Свойства нажмите кнопку категории и нажмите кнопку Нет автоматического копия.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.

Это правило определенного называется клиентские правила. Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.

Создание правила

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.

В диалоговом окне Мастер правил в разделе Начать с пустого правила выберите пункт Проверять сообщения после отправки и нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Далее.

Появится подтверждение, уведомляющее о том, что это правило будет применяться к каждому отправляемому сообщению. Нажмите кнопку Да.

На странице Шаг 1. Выберите действия установите флажок Отправить копию [отправители или список рассылки].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите людей или список рассылки.

В диалоговом окне Адрес для правила щелкните имя или список рассылки и нажмите кнопку Кому. Повторяйте это действие до тех пор, пока все имена или списки рассылки, которые вы хотите добавить, не будут добавлены в поле Кому.

Нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Мастер правил нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.

Нажмите кнопку Готово.

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

Читайте также:  Office 2016 volume license mak keys

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений").

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения, вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты щелкните правило, которое вы создали, нажмите кнопку Изменить и выберите пункт Изменить параметры правила.

В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.

На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.

В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Добавить категорию в поле Имя введите "Без автоматической копии".

Вы также можете назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. Для этого выберите нужное значение в списке Сочетание клавиш.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Цветовые категории.

Нажмите кнопку Готово.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

При создании нового сообщения или ответе или пересылке сообщения, на вкладке сообщение в группе Параметры нажмите кнопку вызова диалогового окна Параметры сообщения .

В диалоговом окне Параметры сообщения щелкните Категории, а затем выберите значение "Без автоматической копии".

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

В этой статье я бы хотел поделиться опытом автоматизации офисной, рутинной задачи по отправке сообщений группе клиентов.
Итак, собственно, в чем вопрос: необходимо отправить электронные письма с вложением нескольким десяткам клиентам. При этом в поле получателя должен быть только один адрес, т.е. клиенты друг о друге не должны знать. Кроме того, не допускается установка дополнительного программного обеспечения, типа MaxBulk Mailer и ему подобного. В нашем распоряжении есть только Microsoft Office, а в данном конкретном случае — Microsoft Office 2013.

Я описываю, на мой взгляд, самый вариант – без применения шаблонов, черновиков и форматирования. Для наших целей потребуется Outlook (переходим в редактор VBA и добавляем модуль, еще включаем «Microsoft Excel 15.0 Object Library» в Tools > References), текстовый файл со списком адресатов по принципу «одна строка-один адрес», текстовый файл с телом письма и файлы, которые будем отправлять в качестве вложения.
Общий алгоритм таков: указываем данные для полей и генерируем письма, перебирая в цикле получателей.
Сразу отмечу, что данный пример не является неким доведенным до совершенства кодом, работающим с максимальной эффективностью при минимальных размерах. Но он работает и справляется с заявленным функционалом. Собственно, мне было просто лень отправлять вручную несколько десятков писем и я написал эту программу, а потом решил ей поделиться. Если кому-то интересно, тот может улучшать код сколько душе угодно.
VBA, по умолчанию, не требует четкого объявления переменных и их типов. В принципе, можно вообще обойтись без этого. Поэтому некоторые переменные в «эпизодических ролях» не описаны в конструкции с Dim.
Итак, сначала запрашиваем тему письма с реализацией проверки на отмену действия.

Теперь очередь за файлами с адресами и текстом письма. Вот здесь возник нюанс. Как вызвать диалог выбора файла? О жестком прописывании пути я не хочу и думать. Так что приходится что-то придумывать. Многими используемый вариант с Application.GetOpenFilename не пройдет, так как в Outlook нет такого метода. Использовать API пробовал. Вариант с «Private Declare PtrSafe Function GetOpenFileName Lib „comdlg32.dll“…» не сработал (PtrSafe из-за того, что система Win7, х64). Ошибок не выдавал, но при вызове ничего не появлялось. Решения в Интернете не нашел. Если кто подскажет решение – буду благодарен. Таким образом, пришлось пойти в обход с применением объекта Excel.Application.

Каждый раз я создавал и удалял объект fd из-за того, что это сделать проще, чем заниматься его чисткой перед последующим вызовом.
Для получения данных из текстовых файлов пришлось использовать пару дополнительных функций. Вызываются они таким образом:

С целью отладки я вставил такой код
‘Контроль за данными

Как видно, он сейчас закомментирован, но позволяет понять где что лежит.
Теперь небольшая по размеру, но самая важная часть – генерация писем.

При желании, метод .Send можно заменить на .Save. Тогда созданные письма окажутся в папке «Черновики».

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector